Rapport annuel sur l’application de la loi sur la protection des renseignements personnels
Du 1er avril 2023 au 31 mars 2024

Introduction

Ce rapport est préparé en vertu de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et est déposé au Parlement par le ministre de la Santé conformément à l’article susmentionné. Le rapport présente la façon dont les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) ont rempli leur rôle à l’égard de la Loi durant l’exercice financier commençant le 1er avril 2023 et se terminant le 31 mars 2024.

La Loi sur la protection des renseignements personnels fournit aux Canadiens et Canadiennes le droit légal d’accès aux renseignements personnels détenus par le gouvernement, sous réserve de certaines limites et exceptions bien précises, ainsi que la protection contre l’utilisation et la divulgation non autorisées de ces renseignements.

Les IRSC ont été créés en 2000 et sont régis par la Loi sur les Instituts de recherche en santé du Canada en tant qu’organisme du gouvernement du Canada chargé d’investir dans la recherche en santé. Comme énoncé dans la Loi, le mandat des IRSC est :

« d’exceller, selon les normes internationales reconnues de l’excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d’améliorer la santé de la population canadienne, d’offrir de meilleurs produits et services de santé, et de renforcer le système de santé au Canada ».

Les IRSC sont le plus important bailleur de fonds de la recherche en santé au pays. Composés de 13 instituts « virtuels » et de trois portefeuilles d’activités, les IRSC offrent leadership et soutien à plus de 15 000 chercheurs et stagiaires de premier ordre dans tous les domaines de recherche en santé et provenant de toutes les régions du Canada.

Structure organisationnelle

Les IRSC sont dirigés par une présidence et un conseil d’administration composé d’au plus 18 membres nommés par le gouverneur en conseil. Le conseil d’administration définit l’orientation stratégique et les objectifs globaux, et il se charge également de la création des instituts de recherche en santé ainsi que de la définition de leur mandat. Conformément à la loi, le conseil d’administration est chargé des attributions suivantes : établir l’orientation stratégique et les objectifs des IRSC; évaluer leur rendement et approuver leur budget; établir un processus d’évaluation par les pairs pour les projets de recherche proposés aux IRSC; approuver le financement des projets de recherche; autoriser les dépenses supplémentaires en vue de réaliser la mission des IRSC; établir des politiques; régler toute autre question qu’il estime liée aux activités des IRSC.

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui fait partie de la Direction des politiques stratégiques des IRSC, administre pour les IRSC les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et rend des comptes à la présidence des IRSC. Il est composé d’une gestionnaire, d’un analyste principal et d’une agente. De plus, en 2023-2024, les IRSC ont retenu les services d’un consultant. Le Bureau de l’AIPRP a les responsabilités suivantes :

• gérer toute réponse aux demandes officielles et aux demandes de renseignements reçues en vertu des deux lois;
• élaborer des politiques, des lignes directrices et des procédures quant à l’application des exigences législatives de l’organisme par rapport aux deux lois;
• bien faire connaître les deux lois, et offrir des formations, des conseils et des orientations afin de garantir que le personnel et la direction comprennent leurs rôles et responsabilités;
• surveiller la conformité aux deux lois;
• participer à la communauté élargie de praticiens du domaine de l’AIPRP et y contribuer;
• préparer des rapports annuels aux fins de dépôt;
• mettre à jour le chapitre d’Info Source sur les IRSC chaque année.

Les IRSC n’ont conclu aucune entente de service en vertu du paragraphe 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2023-2024.

Délégation des pouvoirs

La présidence des IRSC, désignée comme responsable de l’organisme en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, exerce les pouvoirs qui lui sont confiés par la Loi, comme l’application d’exemptions et d’exclusions.

En vertu de l’article 73 de la Loi, la présidence délègue à la vice-présidente directrice, au vice-président associé aux relations gouvernementales et externes, au directeur général de la Direction des politiques stratégiques, à la gestionnaire de l’AIPRP et à l’analyste principal et à l’agente en matière d’AIPRP ses attributions prévues par la Loi (voir l’annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoir).

Points saillants du rapport statistique 2023-2024

Les IRSC recueillent et gèrent une grande quantité de renseignements personnels dans le cadre de l’évaluation de milliers de demandes de subventions et de bourses de recherche, qu’ils octroient en fonction du mérite accordé aux demandes lors de l’évaluation par les pairs.

a. Demandes officielles

Au cours de la période visée par le rapport, soit du 1er avril 2023 au 31 mars 2024, les IRSC ont reçu 8 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et 1 demande avait été reportée de l’exercice précédent. Huit demandes ont été traitées au cours de l’exercice financier, et 1 demande a été transférée au prochain exercice. Sur les 8 demandes traitées, 4 l’ont été dans les 30 premiers jours suivant leur réception, 2 demandes dans les 61 à 120 jours, 1 demande dans les 121 à 180 jours et 1 demande dans les 181 à 365 jours. Six demandes ont mené à une divulgation partielle des renseignements demandés et 2 demandes n’ont donné lieu à aucune mention (voir l’annexe B – Rapport statistique). En tout, 10 562 pages ont été traitées et 2 366 pages ont été divulguées, une augmentation majeure par rapport à l’exercice précédent (848 pages traitées et 657 pages divulguées). En 2023-2024, 50 % des demandes (4) ont été traitées dans le délai prévu par la Loi. Pour les 4 autres, les retards s’expliquent par la charge de travail et la complexité des dossiers. Au cours des 5 dernières années, le nombre de demandes traitées se traduisant par la divulgation de pages aux demandeurs a oscillé entre 2 et 11, et le nombre de pages traitées, entre 360 (2020-2021) et 10 562 (2023-2024).

b. Demandes officieuses

Les IRSC ont répondu à plus de 60 demandes officieuses en 2023-2024, toutes soumises par des employés des IRSC. Aucune demande officieuse n’a été reçue de l’extérieur de l’organisation.

Au cours des cinq dernières années, une hausse constante du volume de demandes officieuses a été constatée. Toutes les demandes officieuses reçues durant l’exercice 2023-2024 concernaient l’évaluation de documents organisationnels et l’interprétation de la Loi sur la protection des renseignements personnels, principalement en lien avec l’exécution des programmes et la prestation de services. Ces demandes ne paraissent pas dans le rapport statistique à l’annexe B.

c. Demandes de correction des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2023-2024, les IRSC n’ont reçu aucune demande de correction de renseignements personnels.

d. Consultations

Au cours de l’exercice 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP des IRSC n’a reçu aucune demande de consultation provenant d’une source externe.

Les gestionnaires et le personnel des IRSC ont demandé et obtenu l’avis de la gestionnaire de l’AIPRP régulièrement pour des cas où ils devaient tenir compte de questions relatives à la protection des renseignements personnels dans leurs programmes ou leurs activités. Les IRSC ont procédé à la révision et à la rédaction de nombreux avis de confidentialité en 2023-2024. Des évaluations approfondies des pratiques au sein de l’organisation se poursuivent, éclairées par le Bureau de l’AIPRP.

e. Coûts

Au cours de l’exercice 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP a engagé des frais salariaux de 148 493 $ pour appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels. Étant donné qu’il est difficile de faire un suivi de tous les coûts opérationnels liés à l’application de la Loi, les statistiques sur les ressources humaines et les coûts ne sont que des estimations prudentes. Presque tous les coûts sont attribuables aux salaires et comprennent une fraction des salaires des Directeurs adjoints et chefs d'équipe qui ont collaboré aux travaux liés à la Loi.

Activités de formation

L’actualisation des ressources de formation sur l’AIPRP constituait une priorité pour l’exercice 2023-2024. Cinq séances d’information ont été offertes aux cadres et à la haute direction pour obtenir leur avis et leur approbation concernant le plan de formation. Ces discussions visaient à définir les besoins en formation pour l’ensemble du personnel afin que celui-ci connaisse les politiques, procédures et obligations en vertu de la Loi. De plus, le Bureau de l’AIPRP a consulté diverses unités opérationnelles pour déterminer les besoins en ressources ciblées afin de favoriser la bonne administration des activités centrales des IRSC. Le plan et les documents de formation ont été achevés à la lumière des commentaires reçus tout au long de l’exercice et seront mis en œuvre en 2024-2025.

Politiques, lignes directrices et procédures

Bien qu’aucune mise à jour importante n’ait été apportée aux politiques, aux lignes directrices ou aux procédures en vigueur en matière d’accès à l’information, les IRSC ont pris le temps de mesurer l’efficacité des processus de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels.

Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée

Les IRSC cherchent toujours à se conformer à la Loi dans le cadre de leurs activités, notamment par l’intégration de dispositions sur la protection des renseignements personnels dans les ententes des projets nationaux et internationaux comportant la collecte, l’utilisation et la divulgation de tels renseignements. De plus, les IRSC s’assurent que les activités de mobilisation, de sensibilisation et de recrutement d’intervenants sont conformes aux politiques et lignes directrices en matière de protection des renseignements personnels et que tous les risques connexes sont cernés et atténués.

Plaintes et enquêtes

Les IRSC n’ont reçu aucune plainte relative à la vie privée au cours de la période visée par le rapport. Une plainte datant de 2022-2023, a été réglée et n’a nécessité aucune mesure.

Atteintes substantielles à la vie privée

Il n’y a eu aucune atteinte substantielle à la vie privée pendant la période visée par le rapport.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

En 2023-2024, les IRSC n’ont mené aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Communication de renseignements pour des raisons d'intérêt public

Les IRSC n’ont communiqué aucun renseignement pour des raisons d’intérêt public au titre des paragraphes 8(2) et 8(5) de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période visée par le rapport.

Processus de surveillance

Le Bureau de l’AIPRP surveille les tendances et le temps passé à traiter les demandes et à appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour ce faire, il produit régulièrement des rapports sur son efficacité. Les questions qui revêtent un intérêt particulier pour l’organisation sont présentées au directeur général de la Direction des politiques stratégiques et au vice-président associé aux relations gouvernementales et externes, et la présidence des IRSC et la Direction des communications sont informées des dossiers au besoin.

Date de modification :

2024-10-10