Rapport annuel sur l’application de la loi sur l’accès à l’information
Du 1er avril 2023 au 31 mars 2024
Introduction
La Loi sur l’accès à l’information fournit aux Canadiens et Canadiennes le droit légal d’accès à l’information contenue dans les dossiers du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines limites et exceptions bien précises. La Loi complète les autres méthodes d’accès à l’information gouvernementale et ne restreint aucunement l’accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du public sur demande.
Ce rapport est préparé par les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) en vertu de l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et de l’article 20 de la Loi sur les frais de service, et est déposé au Parlement par le ministre de la Santé conformément aux articles susmentionnés. Le rapport présente la façon dont les IRSC ont rempli leur rôle à l’égard de la Loi durant l’exercice financier commençant le 1er avril 2023 et se terminant le 31 mars 2024.
Les IRSC ont été créés en 2000 et sont régis par la Loi sur les Instituts de recherche en santé du Canada en tant qu’organisme du gouvernement du Canada chargé d’investir dans la recherche en santé. En vertu de cette loi habilitante, le mandat des IRSC est :
« d’exceller, selon les normes internationales reconnues de l’excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d’améliorer la santé de la population canadienne, d’offrir de meilleurs produits et services de santé, et de renforcer le système de santé au Canada ».
Les IRSC sont le plus important bailleur de fonds de la recherche en santé au pays. Composés de 13 instituts « virtuels » et de trois portefeuilles d’activités, les IRSC offrent leadership et soutien à plus de 15 000 chercheurs et stagiaires de premier ordre dans tous les domaines de recherche en santé et provenant de toutes les régions du Canada.
Structure organisationnelle
Les IRSC sont dirigés par une présidence et un conseil d’administration composé d’au plus 18 membres nommés par le gouverneur en conseil. Le conseil d’administration définit l’orientation stratégique et les objectifs globaux, et se charge également de la création des instituts de recherche en santé ainsi que de la définition de leur mandat. Conformément à la loi, le conseil d’administration est chargé des attributions suivantes : établir l’orientation stratégique et les objectifs des IRSC; évaluer le rendement et approuver le budget; établir un processus d’évaluation par les pairs pour les projets de recherche proposés aux IRSC; approuver le financement des projets de recherche; autoriser les dépenses supplémentaires en vue de réaliser la mission des IRSC; établir des politiques; régler toute autre question qu’il estime liée aux activités des IRSC.
Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui fait partie de la Direction des politiques stratégiques des IRSC, administre pour les IRSC les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et rend des comptes à la présidence des IRSC. Il est composé d’une gestionnaire, d’un analyste principal et d’une agente. De plus, en 2023-2024, les IRSC ont retenu les services d’un consultant. Le Bureau de l’AIPRP a les responsabilités suivantes :
- gérer toute réponse aux demandes officielles et aux demandes de renseignements reçues en vertu des deux lois;
- élaborer des politiques, des lignes directrices et des procédures quant à l’application des exigences législatives de l’organisme par rapport aux deux lois;
- bien faire connaître les deux lois, et offrir des formations, des conseils et des orientations afin de garantir que le personnel et la direction comprennent leurs rôles et responsabilités;
- surveiller la conformité aux deux lois;
- participer à la communauté élargie de praticiens du domaine de l’AIPRP et y contribuer;
- préparer des rapports annuels aux fins de dépôt;
- mettre à jour le chapitre d’Info Source sur les IRSC chaque année.
En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les IRSC ont désigné une salle dans leurs locaux comme salle publique de consultation des documents. Elle se trouve au 9e étage du 160, rue Elgin, à Ottawa (Ontario).
Les IRSC n’ont conclu aucune entente de service en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information au cours de l’exercice 2023-2024.
Délégation des pouvoirs
La présidence des IRSC, désignée comme responsable de l’organisme en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, exerce les pouvoirs qui lui sont confiés par la Loi, comme l’application d’exemptions et d’exclusions.
En vertu de l’article 73 de la Loi, la présidence délègue à la vice-présidente directrice, au vice-président associé aux relations gouvernementales et externes, au directeur général de la Direction des politiques stratégiques, à la gestionnaire de l’AIPRP et à l’analyste principal et à l’agente en matière d’AIPRP ses attributions prévues par la Loi (voir l’annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoir).
Rendement en 2023-2024
Au cours de la période visée par le rapport, soit du 1er avril 2023 au 31 mars 2024, les IRSC avaient au total 24 demandes officielles à traiter, soit 19 demandes reçues et 5 demandes reportées d’exercices précédents. De ces 24 demandes, 20 ont été traitées durant l’exercice 2023-2024, et 4 ont été reportées à l’exercice suivant. L’une des demandes reportées date de 2018-2019, ce qui dépasse le délai de traitement prévu par la Loi. De plus, les IRSC ont reçu 24 demandes officieuses, et 20 d’entre elles ont été traitées, ce qui porte le nombre total de demandes traitées par les IRSC en 2023-2024 à 40. Les IRSC ont été consultés par d’autres ministères ou organismes fédéraux pour 18 demandes, et par un organisme externe pour 1 demande.
a. Demandes officielles
Au total, les IRSC avaient 24 demandes officielles à gérer au cours de la période visée par ce rapport, et ils en ont traité 20 (voir l’annexe B – Rapport statistique). De ces 20 demandes, 12 ont été traitées dans les 30 jours suivant leur réception, 5 dans les 31 à 120 jours et 3 en plus de 365 jours. Les dossiers relatifs à 3 demandes n’ont donné lieu à aucune mention, 1 demande a été transférée à un autre ministère et 1 autre a été abandonnée. Quinze des 20 demandes traitées en 2023-2024, soit 75 % du nombre total de demandes, ont mené à une divulgation partielle de l’information.
En tout, 10 168 pages ont été traitées, et 2 570 pages ont été divulguées en 2023-2024. Au cours de cette période, 60 % des demandes (12) ont été traitées dans le délai prévu par la Loi, comparativement à 61 % en 2022-2023 et à 60 % en 2021-2022. Pour les 8 demandes dont le délai de traitement a dépassé celui prévu par la Loi, la charge de travail et les retards occasionnés par la consultation d’autres ministères ont contribué à la lenteur du traitement.
Comme l’illustre le tableau 1, le nombre de demandes traitées en 2023-2024 était comparable à celui de l’exercice précédent. Toutefois, le nombre de pages est beaucoup plus élevé. Cela s’explique par le fait que les IRSC ont reçu quelques demandes visant une quantité importante de données; en effet, 4 demandes ont nécessité le traitement de 9 210 pages (ou 90,6 % du nombre total de pages traitées). Il convient de noter que les demandes officielles concernent habituellement l’administration des activités quotidiennes des IRSC.
La tendance à la hausse des demandes concernant le matériel ayant fait l’objet d’une divulgation proactive qui a été relevée en 2021-2022 et en 2022-2023 s’est poursuivie au cours de la période visée par le rapport. En réponse à l’engagement du gouvernement du Canada à avoir un gouvernement ouvert, accessible et transparent, les IRSC continuent de rendre les documents accessibles au public sur le portail du gouvernement ouvert.
| 2019-2020 | 2020-2021 | 2021-2022 | 2022-2023 | 2023-2024 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Demandes traitées | 13 | 37 | 30 | 23 | 20 |
| Pages divulguées | 1 899 | 1 502 | 1 858 | 1 441 | 2 570 |
| Pages traitées | 2 068 | 3 641 | 1 0625 | 6 880 | 10 168 |
| Demandes reportées | 5 | 6 | 6 | 6 | 4 |
b. Demandes officieuses
En 2023-2024, les IRSC ont reçu 24 demandes officieuses d’accès à l’information, dont 20 ont été traitées et 4 ont été reportées. Ces demandes visaient toutes à obtenir une copie de dossiers précédemment traités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et ont été reçues par l’intermédiaire du portail du gouvernement ouvert. Dix-huit des demandes traitées l’ont été en 1 à 15 jours, et les 2 autres, en 61 à 120 jours. Au total, 1 833 pages ont été divulguées. Il s’agit là d’une hausse marquée comparativement à 2022-2023 (5 demandes officieuses et 162 pages).
c. Origines des demandes
Treize demandes ont été reçues du public en 2023-2024, ce qui représente 68 % des demandes et s’inscrit dans la tendance à la hausse de ce type de demandes (30 % en 2021-2022 et 52 % en 2022-2023). Inversement, les demandes des médias continuent de diminuer : 43 % en 2021-2022, 35 % en 2022-2023 et 11 % (2 demandes) en 2023-2024. De plus, 16 % (3) des demandes reçues provenaient du milieu universitaire et 1 demande a été soumise par une organisation (5 %). Aucune demande n’a été reçue du secteur privé.
d. Demandes de consultation
Au cours de l’exercice 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP des IRSC a reçu 18 demandes de consultation de la part de ministères fédéraux ainsi que 1 demande de la part d’un organisme externe. À ce nombre s’ajoutent 2 demandes reportées de l’exercice précédent. Les IRSC ont recommandé une divulgation partielle pour 5 demandes et une divulgation complète pour 14 demandes, et 1 demande a été transmise à un autre ministère aux fins de consultation. Parmi ces 20 demandes, 12 ont été traitées dans les 1 à 30 jours suivant leur réception, 6 dans les 16 à 30 jours, 1 dans les 61 à 120 jours et 1 dans les 181 à 365 jours. Une demande a été reportée à 2024-2025.
Le volume et la nature des consultations ont tendance à être semblables à ceux des demandes de renseignements que les IRSC reçoivent chaque année, qui portent principalement sur les programmes et les initiatives des IRSC. En 2022-2023, 584 pages avaient été soumises aux IRSC à des fins de consultation, chiffre qui s’est établi à 378 pages en 2023-2024.
e. Traitement des demandes
Les IRSC font tout leur possible pour traiter les demandes dans le délai de 30 jours prévu par la Loi. Cependant, certains retards peuvent avoir lieu lorsque les dossiers contiennent des renseignements de tiers, ce qui entraîne l’exigence de consultations, ou lorsqu’un nombre important de documents doit être traité pour une demande.
En 2023-2024, la prorogation de 8 demandes s’est avérée nécessaire. Dans certains cas, un besoin de consultation externe et la charge de travail ou l’interférence avec les activités ont conjointement été invoqués pour motiver la prorogation. Au total, 8 demandes ont été prorogées en raison d’un besoin de consultation externe et 3 l’ont été en raison de la charge de travail ou d’une interférence avec les activités. Ainsi, 40 % de toutes les demandes traitées au cours de la période visée par le rapport ont été prorogées. À titre de comparaison, le taux de prorogation était de 39 % en 2022-2023, de 67 % en 2021-2022 et de 35,14 % en 2020-2021.
Activités de formation et de sensibilisation
L’actualisation des ressources de formation sur l’AIPRP constituait une priorité pour l’exercice 2023-2024. Cinq séances d’information ont été offertes aux cadres et à la haute direction pour obtenir leur avis et leur approbation concernant le plan de formation. Ces discussions visaient à définir les besoins en formation pour l’ensemble du personnel afin que celui-ci connaisse les politiques, procédures et obligations en vertu de la Loi. De plus, le Bureau de l’AIPRP a consulté diverses unités opérationnelles pour déterminer les besoins en ressources ciblées afin de favoriser la bonne administration des activités centrales des IRSC. Le plan et les documents de formation ont été achevés à la lumière des commentaires reçus tout au long de l’exercice et seront mis en œuvre en 2024-2025.
Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
Bien qu’aucune mise à jour importante n’ait été apportée aux politiques, aux lignes directrices ou aux procédures en vigueur en matière d’accès à l’information, les IRSC ont pris le temps de mesurer l’efficacité du processus d’accès à l’information. Le Bureau de l’AIPRP fournit des conseils, des orientations et des recommandations internes sur divers problèmes d’accès à l’information liés aux programmes et initiatives des IRSC. Au cours de l’exercice, le personnel de l’AIPRP a encore une fois collaboré avec les unités opérationnelles à la rédaction de texte sur l’accès à l’information dans des protocoles d’entente, surtout dans le cadre d’initiatives de financement conjoint.
Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information
Les IRSC sont un organisme gouvernemental inscrit à l’annexe II (article 2) de la Loi sur la gestion des finances publiques pour l’application de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information. Conformément aux articles 82 à 88 de la Loi sur l’accès à l’information, les IRSC sont assujettis aux exigences suivantes en matière de divulgation proactive :
| Dépenses afférentes aux déplacements | 82 |
| Frais d’accueil | 83 |
| Rapports déposés au Parlement | 84 |
| Contrats d’une valeur de plus de 10 000 $ | 86 |
| Subventions et contributions d’une valeur de plus de 25 000 $ | 87 |
| Ensemble des documents d’information préparés à l’intention des nouveaux administrateurs généraux ou titulaires d’un poste de niveau équivalent | 88a) |
| Titres et numéros de référence des notes préparées à l’intention d’un administrateur général ou du titulaire d’un poste de niveau équivalent qui ont été reçues par son bureau | 88b) |
| Ensemble des documents d’information préparés pour la comparution d’un administrateur général ou du titulaire d’un poste de niveau équivalent devant un comité parlementaire | 88c) |
En 2023-2024, 78 % des renseignements visés par les exigences de divulgation proactive touchant les IRSC ont été publiés dans les délais prescrits par la Loi. Il s’agit d’une hausse marquée par rapport au taux de conformité de 48 % signalé en 2022-2023. Les renseignements divulgués de façon proactive par les IRSC se trouvent sur le portail du gouvernement ouvert.
Initiatives et projets visant à améliorer l'accés à l'information
En 2023-2024, les IRSC ont évalué les méthodes utilisées pour l’examen des titres des notes d’information aux fins de divulgation proactive. Un nouveau système interne a été mis en place pour faciliter cette tâche afin de permettre à l’organisation de respecter les délais prévus par la Loi. Des mesures ont aussi été adoptées en réponse à l’augmentation des demandes de copies de dossiers déjà divulgués dans le cadre d’une demande antérieure d’accès à l’information.
Les IRSC cherchent toujours à perfectionner leurs méthodes et projets internes afin d’améliorer l’accès de la population canadienne aux renseignements de l’organisation.
Résumé des questions clés et des mesures prises à la suite des plaintes
Au cours de la période visée par le rapport, 1 plainte a été reçue, 1 plainte a été conclue et le Commissariat à l’information a cessé d’enquêter 1 plainte. Les IRSC poursuivent leurs échanges avec le Commissariat à l’information au sujet de 2 dossiers de plainte datant de 2019-2020 qui ont été rouverts.
De plus, conformément à l’article 6 de la Loi sur l’accès à l’information, les IRSC ont demandé l’autorisation du Commissariat à l’information de ne pas donner suite à une demande. Le Commissariat rendra sa décision au prochain exercice.
Frais relatifs à l’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service
La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’organisme. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service. Étant donné qu’il est difficile de faire un suivi de tous les coûts opérationnels liés à l’application de la Loi, les statistiques sur les ressources humaines et les coûts ne sont que des estimations prudentes. Presque tous les coûts sont attribuables aux salaires et comprennent une fraction des salaires des directeurs, des gestionnaires et des employés qui ont collaboré aux travaux liés à la Loi.
- Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information.
- Frais exigibles : seul un droit de 5 $ est facturé pour une demande d’accès à l’information.
- Total des revenus : 115 $ pour l’exercice financier 2023-2024.
- Frais annulés : 5 $ pour une demande.
- Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, adoptée le 5 mai 2016, et aux changements apportés à la Loi sur l’accès à l’information, entrés en vigueur le 21 juin 2019, les IRSC renoncent à percevoir les frais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information et le Règlement qui en découle, à l’exception du droit de 5 $ énoncé au paragraphe 7 du Règlement.
- Coût de fonctionnement du programme : 142 132 $.
Processus de surveillance
Le Bureau de l’AIPRP surveille les tendances et le temps passé à traiter les demandes et à appliquer la Loi sur l’accès à l’information. Pour ce faire, il produit régulièrement des rapports sur son efficacité et présente chaque semaine un compte rendu des demandes reçues aux les cabinets du ministre de la Santé et du ministre de la Santé mentale et des Dépendances. Des mises à jour sur l’AIPRP sont aussi fournies au directeur général de la Direction des politiques stratégiques et au vice-président associé aux relations gouvernementales et externes. En outre, les questions qui revêtent un intérêt particulier pour l’organisation font l’objet de discussions avec la présidence des IRSC et la Direction des communications, au besoin.
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